AUTOMAÇÃO DAS COBRANÇAS E PAGAMENTOS

Sim, por ser uma instituição de pagamentos, sob arranjo de pagamento pré-pago não integrante ao SPB, é o FitBank segue regras e exigências usadas por todas as soluções de pagamento do mercado. Responde pela lei 12.865/2013, artigos 11 e 12, onde valores em conta (estoque financeiro) não compõem ativo para efeito judicial/falência e não podem ser usados como garantia (Proteção aos Recursos), bem como toda diretoria responde criminalmente pela empresa.

Instituição de pagamento: Pessoa jurídica que adere a um arranjo de pagamento. Arranjo de pagamento: Conjunto de regras e procedimentos. SPB (Sistema de Pagamentos Brasileiro): Suporta a movimentação financeira entre agentes econômicos do mercado.

Os sistemas de gestão já possuem todo um fluxo de aprovação que é superado na comunicação com o banco, porém o arquivo texto (CNAB) possui uma vulnerabilidade de operação que é a possibilidade de ser alterado, e consequentemente, os parâmetros das transações serem alterados. Tanto um código de barras de um boleto quanto as informações de uma transferência via TED podem ser alteradas, enviando os recursos para outra conta. Eliminar as atividades de remessa e retorno da operação financeira reduz esse risco.

Dentro dos sistemas de gestão, existe toda uma lógica informacional nas transações, com a marcação de centros de custo, além de um detalhamento maior da informação por tipo de custo/despesa, por exemplo. Porém, no sistema do banco, que é onde a aprovação ocorre efetivamente, não há detalhamento das operações — você aprova apenas o pagamento de boleto, TED, e não de Conta de Água, Aluguel, Fornecedor etc. Essa falta de transparência pode incorrer no trabalho excessivo, na desorganização do fluxo de trabalho, na defasagem do processo, além do desvio de recursos.

É comum ter uma ou mais pessoas dedicadas às rotinas financeiras, inclusive a conciliação. Rotinas de remessa e retorno de arquivo texto (CNAB), além do envio das cobranças e notas fiscais por e-mail também consomem algumas horas por mês, que poderiam ser utilizadas para atividades de maior valor.

Até mesmo as mais simples operações financeiras, de baixo volume, envolvem diversas etapas que podem tirar a agilidade do processo, e envolver rotinas manuais que podem incorrer em erro humano. Deixar de enviar uma cobrança, por exemplo, ou esquecer de cadastrar um pagamento pode causar prejuízo operacional. E quanto mais complexo esse processo se torna, e mais etapas envolve, maior a vulnerabilidade que traz para a operação.

Nos processos de conciliação, remessa e retorno com arquivo texto (CNAB), dependemos do processamento bancário da informação, e do download/upload das informações no banco e no sistema de gestão. Essas etapas adicionam uma defasagem na informação, e uma dependência de diversos agentes em cada transação, tornando o processo mais vulnerável e arriscado.

No modelo atual, acompanhar os recebimentos envolve a remessa e retorno com arquivo texto (CNAB), e a informação sempre dependerá das manualidades desse processo. Deixar de subir um arquivo, ou de lançar alguma tarifa, por exemplo, pode tirar a precisão da informação, e dificultar os fechamentos.

Dentro dos sistemas de gestão, existe toda uma lógica informacional nas transações, com a marcação de centros de custo, além de um detalhamento maior da informação por tipo de custo/despesa, por exemplo. Porém no sistema do banco, que é onde a aprovação ocorre efetivamente, não há detalhamento das operações — você aprova apenas o pagamento de boleto, TED, e não de Conta de Água, Aluguel, Fornecedor etc. Nesse caso, é válido destacar que a falta de visibilidade para o gestor/diretor pode trazer etapas desnecessárias para o processo, tornando mais cara não transparente a operação financeira.

Os extratos bancários são conhecidos por não detalharem totalmente as tarifas decorrentes das transações financeiras, exibindo os valores de forma agrupada. Os sistemas de gestão tratam essa informação no limite do viável, num processo reverso, porém normalmente envolve a disciplina e o trabalho manual do usuário, que é quem precisa trabalhar a remessa & retorno, além de realizar os lançamentos, garantindo a precisão da informação. É comum a ausência ou a falta de minúcia no acesso à essa informação, o que torna o processo de gestão das taxas vulnerável de forma generalizada.

Quando fechamos um pacote de serviços financeiros, comumente temos em nossa cesta serviços adicionais, que podem ou não ser consumidos durante o período. Além disso, não tanta flexibilidade na composição de pacotes personalizados, e eventualmente, faz-se necessário o consumo de serviços adicionais (além do pacote). Nessas condições, os custos elevam-se de forma expressiva, sendo complicado encontrar um modelo ótimo, por conta da sazonalidade.

O acesso a serviços financeiros no geral envolve a contratação, muitas vezes excessiva, de pacotes de serviços, com valores de mensalidade, e até mesmo custos de integrações. Esse excedente, acaba encarecendo o serviço como um todo, diferentemente de serviços contratados sob demanda. O acesso a integrações ou ferramentas também envolve custos com setup, além de outras tarifas e mensalidades, tudo para se ter um serviço automatizado e conciliado.